文秘专业人才需具备的能力及实用型文章的特征解析

秘书是通过学习掌握公共关系与秘书专业的基本理论和知识，熟悉现代文书与秘书学原理和方法，具有较强的文案写作能力，熟练从事文书与秘书工作，能撰写文章、进行文案编辑和新闻写作，具有较强的公共关系能力，从事信息传播、秘书服务、日常办公室管理及公共关系等工作的人员。以下是秘书管理与应用写作形成性评估手册的答案，欢迎查阅。

1.结合教材，从主题、材料、结构、语言四个方面阐述应用文的特点。 P2 答案：应用文的特点体现在以下四个方面：

1.主题单一、重点突出、思路清晰。主题就是文章的中心思想，是作者在文章中所要表达的意图、观点或看法。

的体现。单一性是指一篇文章只能有一个中心，问题只能围绕一个主题说清楚，不能在一篇文章中写不相干甚至无关的问题，使文章有多个中心、多个主题。集中性是指一篇应用型文献只能有一个中心，这个中心应该是全篇文章的统帅，对文章的内容起着制约作用，整篇文章要言简意赅，紧紧围绕这个中心。明确性是指文章的中心思想、作者的意图和主张，应该让读者一眼就知道，而不必费心去揣摩。文学作品讲究的曲折、含蓄，恰恰被实用型文章所排斥。

（二）材料多样、真实、有力。材料是构成文章内容、支撑文章内容、表达文章中心思想的各种事实和理论。

真实是实践文章的生命，材料的真实性是文章真实的首要条件，力量是实践文章材料应具备的另一个特质。

（三）结构合理、严谨、固定。简单地说，结构就是文章的内部结构。结构是按照文章的主旨来安排的。

表达的需要，材料的合理组织，实用文章要有逻辑结构，逻辑结构要严谨，不能松散无序。文章首尾衔接要连贯，层次分明，段落分明。这些是文章结构严谨的起码条件，也是实用文章结构的最基本要求。固定性是实用文章结构的重要特征，按照固定的模式写作，可以使文章规范，阅读起来方便，也容易发挥实用作用。

（四）语言要准确、简练、平实、庄重。语言准确是文章的必备素质，语言质量的好坏直接影响文章的质量。

任何文章的语言都应该简洁，这直接关系到文章的质量。所谓语言简洁，就是用尽可能少的语言材料把尽可能多的信息传达给读者。朴素意味着平实自然，通俗易懂。语言的朴素首先表现在语言的直白，另一层含义是语言的简洁。大多数的申请文书，特别是用于工作的文书，都应该有庄重的风格，语言的庄重是形成文章庄重风格的一个最重要的因素。

总之，主题单一、重点突出、内容明确，材料多样、真实有力，结构合理、严谨固定，语言准确、简洁、朴素、庄重，是应用文书应当具备的基本特征，也是应用文书写作的基本要求。

2、结合自己的学习经历和体会，谈谈阅读范文对提高实用文写作水平的重要性。P7 答案：读唐诗三百首，即使不会写诗，也可以背诵，这是前人的写作经验。这里说的是写诗，但它告诉我们

写作的普遍规律，对于一切体裁的写作都是如此。通过阅读范文，可以潜移默化地把别人的经验转化为自己的经验，并使之运用到自己的写作活动中去。如果学了写作，却不读文章，不熟悉实际的文章，就不能对一种体裁形成最基本、最全面的认识。即使学了写作知识，也很难在写作中灵活运用，使之成为活的知识。阅读是写作的先导和基础，多读范文，接触实际的文章，是感性认识文章，从中学习，提高写作水平的重要途径。

3.结合教材，简述公文的概念、特点、作用、构成要素、分类。

答：1.公文就是正式的文件。这个概念可以广义地理解，也可以狭义地理解。广义的公文是指党和国家机关发布的文件。

企业、事业单位、社会团体在公务活动中使用的各种类型的书面材料。这里所说的公文是指狭义的公文，主要指国务院列出的十三类公文。这是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力、格式规范的文书，是依法行政、开展公务活动的重要工具。

2.官方文档主要特点：

（1）法宝；

（2）政策相关；

（3）实用性；

（4）及时性；

（5）规范性。

3.官方文档的基本功能：

（一）颁布法律、法规，传达指令；

（二）报告情况、请示工作；

（3）工作联系、商谈公事；

（四）宣传教育；

（5）有证据支持。

4. 官方文件的要素：

（1）眉毛的第一部分；

（2）主体；

（3）版权部分。

5.官方文档的分类：

（1）按照文字关系和方向分类：上行文字、平行文字、下行文字。

（2）按紧急程度分类：紧急文件、普通文件。

（3）按是否有保密要求及保密级别分为：普通文件、机密文件。

（4）按具体功能分类：规范性文件、命令性文件、报告性文件、联系性文件、记录性文件。

（5）按流通范围是否限制分类：内部文件、公开发布的正式文件。

4.结合教材，阐述公文写作的基本要求。

答：1.熟悉党和国家的方针、政策和有关法律法规。

文件内容必须符合党和国家的方针、政策和有关法律法规；文件撰写人必须熟悉党和国家的方针、政策和有关法律法规。

2、了解实际情况。发公文的目的是为了反映和解决实际工作中出现的问题。

为确保内容客观、意见得到正确处理，必须深入实际，调查研究，充分了解情况，实事求是地分析问题，才能写出内容真实可靠、意见切实可行的公文。

3. 遵守所有写作规则。由于公文对规范性要求极高，在此类文件的写作中，

遵循各种书写规则，有些是国家有关部门以规定的形式正式颁布的，有些是公文在长期使用中形成的习惯规则。

（1）正确选择语言类型

（2）应适当确定线路之间的关系

（三）发行程序应合理安排

1. 注意：请自行撰写一篇论文文秘管理与应用写作形成性考核册，参考教材P33页的范文。或者，您也可以参考蓝皮书P32页撰写一篇论文。

2. 报告：自己写一份，参考教科书第51页的样卷。或者参考蓝皮书第64页的样卷。

3. 请自行撰写一篇文章，参考教科书第57页的范文。或参考蓝皮书第74页的范文。

4. 信函部分，请参考课本P62页的范文自行撰写，或参考蓝皮书P95页的范文。

5. 会议记录

下面老师提供的范文不能照搬，需要自己修改，比如改一下单元，改一下具体内容，格式应该这样写：

就是这样。

例子：

1. 通知

福州大学关于召开招生工作会议的通知

校办[2000]20号

各直属单位： 为进一步做好我校今年招生工作，进一步贯彻落实中央、全省招生工作会议精神，经研究决定召开招生工作会议，现将有关事项通知如下：

1、会议内容：介绍、分析我校近几年的招生情况；重点讨论、分析今年的招生情况及招生工作安排。

2、参加人员：各院系分管学生工作的副主任、学校学生处全体工作人员。

3、会议时间、地点：定于6月18日上午8：00在学校三楼会议室召开，会议为期一天。

福州大学学生工作办公室

2000 年 6 月 17 日

二、报告

关于××县水利系统查处

40名工人因意外退休变更年龄并更换新员工情况报告

×局〔19××〕号××

××市人民政府：

今年11月14日，我局来函询问李某等人反映的X县水利系统40名职工变更年龄、突然退休顶替等情况的处理情况，现将有关情况通报如下：

19××年10月20日接到李某等人来信后，我局局长×××同志、市劳务公司经理××同志立即到××县进行调查研究，发现群众反映的情况属实。19××年10月5日至15日，全县水利系统申请退休的40名职工全部未到退休年龄。由于我弄虚作假，我所在的25个乡镇政府都没有经过认真调查，就给我出具了增加年龄的证明函；县水利局明知有假，却大开绿灯，给他们办理了退休手续。这40人中，年龄最小的比实际年龄大11个月，年龄最大的比实际年龄大23岁。

中共××县委、县政府对此事高度重视，立即采取果断措施：（1）暂停办理水利系统职工退休手续及其子女补办；（2）对已办理退休、补办手续的人员逐一进行清查，对不符合有关政策规定、弄虚作假办理退休、补办手续的，坚决予以纠正；（3）对参与弄虚作假的人员，严肃查处。

根据XX县委、县政府的指示，我局已责成县水利局将招收的40名童工全部开除，已办完退休手续的40名职工全部于19XX年12月1日前返岗。经研究，决定对具体牵涉此事的XX同志给予警告处分。此事的处理结果已在XX县报上公布。

特此报告

××市××局

19年12月12日

3. 请求指示

××市第二商务局

申请资金用于增加地下消防栓

省商务厅：

××市食品公司××冷库为区域性重点仓库，厂区建筑面积12万平方米（其中冷库0.9万平方米，鸡蛋库0.3万平方米），储存物资近×万吨，价值×××万元。多年来，厂区消防设施较为简陋，除简易消防工具外，仅有一个消防栓。由于年久失修，水压低，达不到喷洒要求，一旦发生事故后果不堪设想。虽经省、市消防部门多次检查、提出建议，但因资金不足，一直未按重点库区建设。 为确保仓储区安全生产，时刻做好防范措施，急需新建地下消火栓4处（阳阳农场1处、肉类加工厂与冷藏库之间2处、蛋禽加工厂与鸡蛋库之间1处），需补助资金4.4万元（方案附后）。

请您审核并同意其是否合适。

XX市第二商业局一九八一年十一月十八日

4. 信函

关于要求解决我校教师住宿问题的函

福州大学校长办公室：

为培训师资，提高教学水平，我校拟选派10名教师来校进修学习，因宿舍不足，我校无法解决住宿问题，想与贵校联系，商讨住宿事宜。

据悉，贵校宿舍绰绰有余，我们真诚希望贵校能给予大力支持和帮助。如能解决这一问题，住在宿舍的老师可以为贵校提供一些义务工作，如辅导、批改作业等。

请回复是否合适。

教师培训学校

1999 年 3 月 10 日

五、会议纪要

北京邮电大学教育基金会第一次理事长办公会议纪要

时间：2000年12月21日 上午8:30-12:00

地点：行政办公楼401室

参加人员：会长林金桐、副会长赵庆山、秘书长钟益新

参加人员：监事长赵继宁

主持人：林金桐董事长

此次办公会主要讨论了五个议题。

（一）理事长分工。为使基金会工作更加协调、规范、高效，会议首先讨论了基金会理事长分工问题。除明确由林金桐理事长全面负责外，三位副理事长的工作将按照基金会募捐、基金运营、资助项目三项重点工作各有侧重的原则，由姜志忠、赵庆山、钟益新三位副理事长分别负责这三项工作，其他副理事长予以配合。

（二）关于第三次高校教育基金会研讨会。基金会李秀峰秘书长、王欣副秘书长向主席办汇报了第三次高校教育基金会研讨会的情况，介绍了目前国内各大高校基金会运行较好的运作模式和管理机制。主席办在认真听取和分析本次研讨会情况的同时，提出了一些可供其他高校借鉴的点。

（三）审议通过基金会章程。办公会根据第一届理事会的决议，审议秘书处对基金会章程的修改。

修改稿经认真审议并原则通过；考虑到新一届全国基金会管理条例和章程范本即将出台，会议指示秘书处做好修改后报送审议。

（四）关于基金会的运行方式。会议同意基金会下设三个部门，决定基金会2001年度工作人员人数暂定为5至7人，今后根据工作需要适当增加。关于基金会与校友会的关系网校头条，会议认为“两会”虽然是同级的独立协会，但工作密不可分，要相互支持、团结协作、配合默契，在运行方式上实行联合办公。关于基金会财务处，会议希望创造独立条件，独立前仍由学校财务处单独管理。

（五）会议审议并原则通过了基金会秘书处提交的《北京邮电大学教育基金会2001年工作计划》，并要求秘书处进一步细化工作计划文秘管理与应用写作形成性考核册，以便于执行和检查。

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