江苏省高等学校办法苏教规（2012）5号第一章总则

苏交规[2012]5号

第一章 一般规定

第一条 为进一步规范全省各高校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法， 《江苏省档案管理条例》、《高等学校档案管理办法》，本办法是根据全省高校档案工作实际，制定的。

第二条 本办法所称高等学校档案（以下简称高等学校档案），是指高等学校建校时直接形成的教师、学生、职工、学校等的档案资料。高等学校（以下简称高等学校）从事教学、科研、管理、基础设施等办学实践活动。 以及对社会有保存价值的文字、图表、音频、视频等各种形式和载体的历史记录。

第三条 高等学校档案工作是高等学校的重要基础工作，是体现高等学校质量和管理水平的重要标志之一。 学校要加强领导和管理，纳入学校总体发展规划，纳入总体考核评价指标。 系统。

第四条 高校各职能部门应当将文件资料的形成、收集、立卷、整理、归档纳入工作计划和相关人员的岗位职责和个人绩效考核，加强对本部门档案工作的管理。自己的部门。

第五条 省教育行政部门主管全省高等学校的档案工作。 档案管理部门负责高等学校档案工作的业务指导和监督检查。

第六条 高等学校档案工作由学院院长（院长）领导，主要职责是：

（一）贯彻执行国家和省有关档案管理的法律、法规和方针、政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校总体发展规划，推进档案信息化

文化建设与学校其他工作同步开展；

（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，并实施

档案事业发展所需的人员编制、档案库房、设备和资金；

（四）研究决定高校档案工作的重要奖惩和其他重大问题

问题。

负责档案工作的校（部）领导协助分管档案工作的校（部）主任，及时协调工作关系，解决工作问题。

第二章 机构设置和人员配置

第七条 高校档案机构是指高校档案室或者综合档案室。

（一）具有下列条件之一的高等学校应当建立档案：

1、学校有50多年的办学历史；

2、全日制在校生人数10000人以上；

（三）集中保管的档案、资料超过3万册或者书架长度超过300米。

（二）学校档案馆是学校内设立的、集中统一管理学校档案和档案工作的专门机构。 它是大学的一个独立的职能部门。

（三）未建立档案馆的高等学校应建立综合档案室。综合档案

案件室可独立设立，也可附设于学校办公室。

第八条 对于需要特殊保管条件或者使用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立单独的档案室单独保管。

档案馆是学校档案机构的一个分支机构。 日常工作由设立单位管理，业务接受学校档案机构的指导、监督和检查。 档案部门应当每年将其保管的档案目录移交学校档案机构。

第九条 高校档案机构的管理职责：

（一）贯彻执行国家和省有关档案工作的法律、法规和方针、政策，统筹规划学校档案工作；

（二）制定学校档案工作规章制度和业务规范，并负责组织实施；

（三）负责学校各类档案及相关信息的接收（收集）、整理、识别、统计、保存；

（四）编制检索工具，编译、研究、出版档案史料，开发档案信息

信息资源；

（五）组织实施档案数字化和电子档案归档管理；

（六）开展档案的开放和利用；

（七）对学校档案工作人员进行业务培训；

（八）利用档案馆开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案馆的作用

档案馆的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动；

（十）监督、指导校属机构的档案工作。

第十条 高等学校应当设立学校档案工作委员会，以学校（学院）校长为主任委员，学校（学院）分管领导和有关学校（学院）领导为副主任委员，副主任委员为主任委员。相关职能部门负责人担任委员，担任学校档案工作委员会委员。 组织、协调、监督和咨询机构。

档案工作委员会应当根据《高等学校档案管理条例》等有关档案规定和学校档案工作实际情况，制定明确的工作职责； 每年定期召开全委会会议，研究、总结、部署全校档案工作； 及时召开专题工作会议。 、研究问题，协调关系，推动工作。

第十一条 高等学校档案机构应当创建爱国主义教育基地和教育实践基地。 校史馆（陈列室）、博物馆、纪念馆等具备条件的，应当划归档案机构统一管理。

第十二条 学校档案馆设专职馆长1名，副馆长1至2名。 综合档案室设专职主任一名，可以设副主任一名至两名。

综合档案室主任、副主任、主任应当具备下列条件：

（一）热爱档案工作，具有担任高级专业技术职务的经历；

（二）具有较强的组织管理能力，具有开拓创新精神；

（三）正值壮年，身体健康。

第十三条 高等学校应当配备专职档案工作人员。

高等学校专职档案人员纳入学校编制序列。 人员数量由学校根据学校档案机构的档案数量和工作任务确定。

高校档案机构负责教职工人事档案、学生人事档案管理的，应当按照人事档案管理规定设立相应的机构，并配备专门的档案管理人员。

第十四条 高等学校应当将专职档案人才队伍建设纳入学校人才队伍建设规划，加强学校各院系、学院（部）兼职档案人才队伍建设，建立全校档案工作网络，加强管理和业务培训。

高校档案机构应当根据工作需要大学生电子档案，及时组织专职、兼职档案人员学习档案法规和业务，并参加校内外相关业务培训或者继续教育。

第十五条 高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代管理技能。 专职档案员应具有学士及以上学历。

第十六条 高校档案机构专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职称制，享受与学校教学、科研、管理人员同等待遇。

第十七条 高等学校应当按照法律、法规的有关规定，对长期接触有毒有害物质的档案工作人员采取有效的防护措施，预防职业中毒事故的发生，保障其享受工作——依法享受相关工伤社会保险待遇和其他相关待遇，并给予适当的财政补贴，补贴标准一般为每月200至300元。

第十八条 高等学校应当按照有关法律、法规的有关规定，对档案人员中的保密人员进行审批。 资助金额根据学校实际情况和相关标准确定。 补助标准与学校其他机要人员待遇一致。

第三章 文件管理

第十九条 高等学校档案管理应当按照档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系建设的要求进行。

第二十条 高等学校应当建立健全档案工作检查、考核和评价制度，提高高等学校档案管理水平。 高等学校档案工作与学校其他工作实行同一整理、检查、汇总、验收管理。

第二十一条 高校档案一般分为以下几类：

（一）党团体：主要包括大学党委、工会、团委、民主党派

Pai 和其他人在工作中生成的文档和材料。

（二）行政类：主要包括高校行政工作中形成的文件、资料。

（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。 在实际操作中，学生档案应分为两种类型。 一是随学生毕业、就业发放的学生人事档案材料； 二是学校档案机构永久或定期保存的与教学、科研等活动有关的档案。 学生身份文件。 应在归档范围、工作流程、管理模式和制度等方面区分两类学生档案，并制定相应的管理办法。 前者作为高校专门档案进行管理，后者则纳入高校综合档案管理。

（四）教学类：主要包括高等学校形成的反映教学管理、教学实践、教学研究等活动的文件、资料。 按照《高等学校教学文献资料归档范围》有关规定执行。

（五）科学研究：主要包括高校科研管理和科研实践活动中形成的文献、资料。 按照《科学技术研究档案管理暂行规定》和《科学技术研究项目档案管理规范》（DA/T2-1992）执行。

（六）基本建设类：主要包括高校基本建设管理和项目建设过程中产生的文件、资料。 按照《基本建设项目档案信息管理暂行规定》和《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》（DA/T28-2002）执行。

（七）仪器设备：主要包括高等院校各种国产、进口精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件，以及在接收、使用、使用过程中形成的文件、资料。转型工作。

（八）产品生产类：主要包括高校在产学研过程中形成的产品

文档、样本或样本照片、视频等

（九）出版物：主要包括审稿单、原稿、样本书、正式出版物以及大学编辑出版的期刊、其他学术期刊和学校出版社出版物的出版发行记录。

（十）外事：主要包括高校发给有关人员参加国际会议、出国考察、讲学、合作研究、进修等的材料； 学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中产生的材料； 学校开展的有关外国或港澳台专家、教师、留学生、港澳台学生的国际交流、中外合作办学、海外教育和管理等方面的材料； 学校授予海外人员的荣誉职务、学位、职称等材料。

（十一）会计：主要包括高校财务管理、会计核算等方面产生的文件、资料。 按照《会计档案管理办法》和省财政厅、省档案局的有关规定执行。

第二十二条 高等学校可以参照国家档案局《机关文件资料归档范围和文件档案保存期限的规定》，根据学校实际情况确定归档范围和保存期限。 归档的档案材料包括纸质、电子、照片（胶片）、视频（音频）、实物及其他形式的载体。

第二十三条 学生人事档案是指全日制学生的人事档案。 符合条件的，可由学校档案机构作为专门档案进行管理，并由专人管理。

高等学校应制定相应的管理办法，明确档案机构与学生管理职能部门和部门之间的职责范围和工作流程。

负责学生人事档案的保管、利用和调度； 学生管理职能科室负责新生档案的接收、日常档案整理及集中归档和移交。

学生人事档案的归档范围一般包括：

（一）本科新生归档材料主要包括：高中毕业登记表、学籍证、体检表、高考登记表、志愿卡、党团材料等。

（二）本学院毕业生档案材料主要包括：大学生登记表、成绩单、毕业论文（设计）成果、毕业生登记表、学士学位申请表、毕业体检表、党团材料、奖惩材料、及相关资格申请表等。

（三）硕士学位毕业生档案材料主要包括：硕士学位研究生登记表、研究生登记表、研究生学位申请表、授予硕士学位决定书、硕士学位毕业体检表、党团材料、奖惩材料等

（四）博士毕业生档案材料主要包括：研究生申请攻读博士学位登记表、专家推荐信、研究生登记表、研究生学位申请表、授予博士学位决定书、博士毕业体检表、党团材料、奖惩材料等。

第二十四条 高等学校对档案材料形成单位（部门）、学科、项目组实行备案制度。

（一）学校各备案单位（部门）档案工作负责人应当组织本单位（部门）相关人员按照备案要求及时备案。

（二）备案人应当按照纸质、电子、照片（胶片）、视频（录音）、实物等载体文件材料的自然形成规律，对文件材料进行系统整理和整理，编制页码或卷号。 编号，在卷中制作目录或将其返回

归档文件目录应当提交部门、单位档案工作负责人审核签字后，移交学校档案机构。

（三）科研项目、基础设施项目确定、结题（立项）、竣工验收前，必须系统整理文件资料，通过备案验收。 工程验收后，必须及时完成归档和移交工作。

第二十五条 归档纸质文件的书写规范和使用的纸张、装订材料应当符合档案保管的要求。 音视频文件应保证音视频清晰。 电子文件、资料应当按照《电子文件管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》（GB/-2002）的规定，与纸质文件、资料同时归档。

第二十六条 高校档案资料应当及时归档。 未及时归档的，档案机构可以以适当方式通知您。

（一）学校各部门应在下一学年结束前（一般为6月底前）完成备案；

（二）各院系应在下一学年寒假前（一般为1月底前）完成备案；

（三）科研档案应在项目完成后2个月内归档；

（四）基础设施档案应在工程竣工后3个月内归档；

（五）重大事件档案应当在事件发生后2个月内归档；

（六）会计档案由会计机构整理归档。 本年度形成的会计档案由会计机构保存，会计年度结束后一年。 期满后移交学校档案机构统一保管。

第二十七条 学校档案机构应当成立鉴定小组，对过期档案按照规定进行鉴定。 经鉴定失去保存价值的档案，应当登记并报学校（院长）批准后方可销毁。 。 未经鉴定和批准，不得销毁档案。

第二十八条 高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案损坏、褪色、霉变、丢失。 对损坏或字迹褪色的文件应及时修复或复制。 重要档案和损坏、褪色、修复的档案要及时数字化，处理成电子档案保存。

第二十九条 学校合并、分立、撤销或者其他变更时，应当遵循全面管理的原则，依法合理处置档案。

第三十条 学校或者学校与其他单位合作完成的、由学校主要承担的项目，学校档案机构应当保存完整档案。 学校协助完成的项目，应当保存本校项目档案。 合作单位应当配合做好材料的整理、立卷、移交工作。

第三十一条 高等学校个人从事教学、科研、管理等专业活动产生的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，并由备案单位（部门）汇总并按规定移送档案机构保管。 ，任何人不得将其据为己有。

对于个人在非工作活动中产生的重要档案资料，高校档案机构可以通过收藏、保管等形式进行管理。

鼓励个人特别是有重大贡献的专家、教授、劳模、名人等，将非公务活动中产生的档案以捐赠、保管的方式移交档案机构保存，学校应当给予适当奖励。

第三十二条 对因故滞留在职能部门、部门的各类档案资料，学校档案机构应当组织转移、接收。 有关职能部门和部门必须配合移交工作，不得拒绝移交、扣留档案。

第三十三条 高校档案机构应当制定专门的制度和办法，收集与学校有关的各类档案、史料。 分散在社会上、反映学校情况、对学校、社会有重大价值或者对学校有重大贡献的个人的档案，应当由学校承担收集、归档、保存的费用。

对于具有重要保存价值或文物价值的档案，原件收集有困难的，可以以复制件（产品）或目录的形式保存。

第三十四条 高校档案机构应当以学校重大历史事件、学校历史名人、学校重大建设成果等为主题，开发特色档案资源。

第三十五条 高等学校在各种活动中形成的具有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、礼品、锦旗、印章、名人字画以及学校内的纪念物、收藏品等。高等院校的发展。 教学、科研仪器设备等由学校档案机构统一管理。

第三十六条 高校档案机构应当定期对档案、资料的保管情况进行检查，消除安全隐患。 档案工作中发生突发事件，应立即向院（院长）主任报告，并按照《档案工作突发事件应急管理办法》及时处理。

第三十七条档案库房的技术管理应当建立健全相关规章制度，并由专人负责。

（一）档案机构工作人员必须严格执行档案接收、管理和

借阅系统，及时登记，随时存储。

（二）明确档案库房安全管理职责。 仓库环境和设施必须满足档案保管的要求，并做好防火、防潮、高温、强光、防尘、防虫、防有害气体、防盗等工作。

（三）未经批准，非档案机构人员不得进入仓库；

未经许可，任何人不得将档案带出档案库。

第三十八条 高校档案机构应当建立健全各类档案管理台账，认真执行年度档案统计报告制度，按照国家有关规定报送档案工作基本状况统计报告。

第三十九条 独立学院负责普通高等学校举办的独立学院的档案管理工作。

（一）参与设立独立学院的普通高校档案机构对独立学院档案工作进行业务指导和监督检查。

（二）独立学院建设过程中形成的档案，由学校档案机构保存的，竣工后应移交独立学院，以保持完整档案的完整性。

（三）独立学院可以委托高校档案机构管理档案并签订代理协议。

管理协议。

第四章 档案的利用和公开

第四十条 高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。 未经学校授权，任何其他组织和个人无权公开公开学校档案。

有下列情形之一的，不予开放：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利、技术秘密等知识产权问题；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定使用限制的。

第四十一条 持有合法证件的单位或者持有合法身份证明的个人，在说明档案使用目的和范围并办理相关登记手续后，可以使用已开放的档案。

境外组织或者个人使用档案的，按照国家有关规定办理。

第四十二条 查阅、摘录、复制未开封的档案，必须经档案机构负责人批准。 涉及未公开的技术问题的，应当征得建档单位或者个人的同意，必要时应当报校（院）院长审批。 使用的档案涉及重大问题或者国家秘密的，必须经校（院长）院长或者学校保密部门批准。

第四十三条 高校档案机构保管的重要、珍贵档案一般不提供原件使用。 如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。

档案复印件加盖学校档案机构公章，与原件具有同等效力。

档案馆原件原则上不得借用。 如有特殊情况，须经档案机构负责人或者学校（院长）院长批准。 原始档案借阅工作必须全面完成，并建立限时提醒机制。

第四十四条 高等学校开设档案，应当设立专门的档案利用阅览室，并按照《档案记述规则》编制必要的检索工具。 提供开放的档案目录、齐全的馆藏指南、档案指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第四十五条 高校档案机构是唯一颁发档案证书的机构。

（一）以学校档案为依据的证书颁发工作全部由学校负责

档案机构应当明确档案机构与相关职能部门的职责。

（二）高校档案机构应当为公众利用档案创造便利条件。 用于公益目的的，不收取任何费用； 用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

（三）档案使用费用一般包括档案认证费、保护费、复制费以及根据用户要求提供的存取代理、专用、整理、保管、保管等服务费。

（四）涉及毕业生学籍证明的收费项目，在执行教育行政部门有关规定的同时，根据档案利用的实际情况，合理收取相应费用。

（5）社会组织和个人使用他们，大学和学院转移或捐赠的档案

档案机构应免费提供其优先级。

第46条存放在大学档案馆中的档案应属于存款人。 如果大学档案机构需要向公众提供使用，则必须获得存款人的同意。

第47条大学档案机构应积极进行档案汇编和研究工作。 重要的档案和历史材料的公开出版必须通过检查和批准程序。

第48条大学档案机构应通过各种形式积极进行档案宣传，例如组织档案展览，展示和建筑档案网站。 全面发挥档案的文化和教育作用。

第5章条件保证

第49条大学应将高校档案工作所需的资金分为单独的项目，并将其包括在学校预算中，以确保档案工作的需求。 预算项目应根据工作需求确定。 除了日常工作资金外，还应及时建立特殊资金。

第50条的高校应为档案机构提供符合档案管理要求的专用档案馆和管理设施。 具体的标准符合“档案构建标准”（建筑标准103-2008）和“档案建筑设计代码”（JGJ25-2000）的执行。

（1）应该有一个特殊的仓库来存储机密文件。

（2）存储视听，电子和其他特殊载体文件，恒温，

必要的设施，例如持续的湿度，防火，预防污渍，预防害虫和反吸引力。

（3）档案仓库应与公职区分开，并拥有自己的系统。

阅读室和整理室必须单独和独立配置。

（4）仓库的面积应满足档案工作开发的需求，并留下存储空间。 在档案中建立的仓库应满足将来至少20年的档案存储的需求。

第51条高校应为档案机构配备档案管理现代化和档案信息所需的设备和设施，加快数字档案的建设（房间），并确保档案的构建信息以及学校数字校园的建设同时地。

第52条在大学和大学中的数字档案（房间）的建设应遵守国家信息构建的相关要求以及档案行政部门制定的相关法规和标准。

数字档案（房间）的构建应满足统一管理，安全监护，信息共享，文化宣传和其他工作的要求，合理地配置了所需的硬件，科学设计管理软件，标准化档案信息数据库的构建，并满足满足信息社会可持续发展的需求。

数字档案（房间）的构建应包括基本内容，例如建设学校的电子文档管理中心，各种档案应用系统的构建，电子档案资源库的构建以及档案信息安全系统的构建，并建立档案资源管理平台和档案信息发布平台。

第53条：大学应为档案机构提供相应的机构和机械保证。 大学档案是学校的独立职能部门。 学校应阐明与系统和机构改革有关的文件中档案的管理和业务职能。 大学和大学中的综合档案室也应具有相应的系统和机制来保证它们。

第6章奖励和惩罚条款

第54条：大学和大学将赞扬和奖励单位或在档案工作中做出以下贡献的个人：

（1）在档案的集合，安排，提供和利用中取得了杰出成就；

（2）在档案的保护和现代管理方面取得了出色的成就；

（3）为档案科学研究和档案历史数据研究做出重要贡献；

（4）向大学档案机构捐赠重要或珍贵的档案； （5）反对违反档案法律法规的出色表现。

第55条如果提出以下任何一项行为，大学应根据法律惩罚直接负责人和其他直接负责的人员； 如果构成犯罪，司法当局应根据法律调查刑事责任。

（1）忽略职责，导致文件损坏，丢失或销毁未经授权；

（2）违反保密法规，并在未经授权的情况下提供，抄录和发布文件；

（3）更改或伪造文件；

（4）未经授权出售大学生电子档案，赠送或交换文件；

（5）未根据法规提交，拒绝申请或将文件作为一个人申请；

（6）其他违反档案法规的行为。

第56条高校应接受档案管理局和教育管理部门共同进行的档案监督和检查，并根据检查报告迅速纠正现有问题。 如果问题是严重的，并且不及时纠正，则档案行政部门将根据法律施加行政处罚。

第七章附则

第57条这些措施适用于该省的所有类型的普通大学以及成人大学和大学。 每所大学应按照这些措施组织整个学校的档案工作，并可以根据这些措施为各种类型的档案制定管理系统。

第58条的档案管理（包括附属中学，附属医院，学校经营企业等）的档案管理应根据实际条件独立确定。

第59条省教育部和省级档案局负责解释这些措施。

第60条这些措施应于2012年6月1日生效。