掌握会务工作流程，让会议组织更高效

会议工作复杂，环节多，稍有不慎就会出现疏漏和错误，工作中发现会议工作流程，可以让复杂的会议工作变得简洁、清晰、高效。

1. 会议前的规划和准备

会前准备是做好会务工作的基础和前提，应周密协调会议的整个过程、每一个环节，对可能出现的问题提前做好预案。

1.制定计划

会议计划是组织会议的总体安排，主要包括会议名称、目的、时间、地点、参加人员、主要议题、会议工作任务及职责分工等内容。会议计划应简明、具体、明确，具有很强的操作性，必须经有关领导批准。会议计划确定后，主办部门应召集相关部门会议，按照计划要求，协调落实各自职责。

2.明确任务

会议筹备阶段，主要工作如下：

1、起草会议通知。会议通知的主要内容包括会议名称、主要内容、报名时间、地点、参加单位、报名要求、联系人姓名及电话等。会议通知要求表述准确、条理清晰、简明扼要，特别是时间地点必须明确。时间一般要标明年月日，不能使用“明天”、“后天”等容易混淆的字眼：会议地点要精确到具体的楼层和门牌号，如：××办公楼六层第三会议室。

2、发布会议通知。会议通知可通过电话、短信（微信）、书面、内网邮件等方式发布，可根据情况选择一种方式或同时使用多种方式。发布通知时，必须注意以下几点：第一，保密性。保密会议不能通过短信、微信等方式发布。第二，必须负责，确保会议通知及时送达与会人员。书面通知要准备回执登记表，每份通知都要签字确认。通过电子邮件发送时，必须保留回执。通过短信、微信发送时，应要求收件人及时回复。

3、核对参会人员名单。统计、整理本次会议请假参会人员名单，必要时进行请假核对。认真核对参会人员名单，确保无误，并打印请假参会人员名单纸质清单，及时上报会议组长或会议主持人。

4、与参会领导进行协调。根据会议要求，通过面报、电话、短信、微信等方式邀请参会领导参加会议。重点提醒领导会议时间、地点、主要参会人员（部门）、议程等。会议开始前1小时左右以适当方式提醒领导会议时间。

5、预定会议室。会议时间确定后，应立即联系后勤、物业等会议室管理服务部门预定会议室，并请物业服务人员协助做好清洁、摆放桌椅等前期准备工作。如有外来单位人员参加，应提前做好引导标识。

6、打印会议指示。全省业务工作会议、全行干部职工会议、年中工作会议等规模较大的会议，应打印会议指示。指示内容应准确、表述清晰、周到、简明。主要内容包括：会议纪律要求、会议日程、作息时间、参加人员名单、组团名单、住宿或交通安排、值班电话、会议人员名单及联系方式、注意事项等。

7、制作会议证件。根据会议需要，制作代表证、出席证、出入证、工作证、车辆通行证等证件。证件制作应符合会议主题和内容，并应美观、经济、便于识别、管理、安全。

8、会场布置。主要指主席台及附属设施的布置。总体要求规范、和谐、庄重大方，与会议主题、内容相一致。一是主席台布置要合理。主席台是会场的焦点和中心，集中了整个会议的风格和气氛，是会场布置的重点，要综合考虑会议性质、主席台就座人数、领导进出的方便程度、主席台大小等诸多因素。二是附属设施的调试。主要包括音响、灯光、投影设备等。根据会议需要安排适当数量的话筒，并摆放在适当的位置。事先逐个试音，确保每只话筒都能正常使用。如需播放音乐，应事先试音，最好做好备份，确保万无一失。 检查场地灯光是否有损坏，如有损坏需提前维修更换；提前准备好摄像机、麦克风的电源。如有投影演示，应提前彩排，并根据需要及时调整灯光。

9、制作、摆放桌牌。根据最终确定的参会人员名单制作桌牌；认真检查所有桌牌，防止遗漏、重复、错别字。根据礼仪手册等规定，合理安排参会人员在会场的座位。桌牌摆放完毕后，及时制作会场座位图，打印出来摆放在会场简述制作会议证件的注意事项，方便查阅。

10、组织、调度会议车辆。根据会议需要借用或租用车辆，并指定专人负责车辆调度、清点、核对乘客人数，防止迟到、漏报。车辆较多时，应进行编号分组，以方便调度。

11、安排新闻采访。凡需要新闻采访的会议，应提前与宣传部门或新闻机构联系，安排会场新闻宣传人员座位，协调接驳事宜。

12、分发会议资料。会议资料在分发时应登记成册，逐份登记，做到不漏发、不漏放。视情况可在会前通知与会单位（人员）提前派人领取，也可在会场签到时一并分发，或提前摆放在与会人员座位上。对摆放在主席台上的资料，从头到尾核对顺序和页码，摆放整齐，确保无误。对机密文件，要严格按照有关保密规定进行登记，并及时领取或按保密规定提醒传阅、保管，防止泄密。

（三）落实分工

制定会议计划并按照计划进行任务分解后，需要协调分工，明确责任人，设定每项任务的完成期限，落实分工，并在会议开始前做好全面的自我检查，确保一切顺利进行。

2. 完善会议服务

会议工作是指从您签到开始到会议结束为止的工作。会议工作无小事，周到细致是做好会议服务的基本要求。会议服务工作繁琐复杂，情况瞬息万变，必须注重细节，一丝不苟、周到彻底。

1. 组织会议注册

会议登记主要包括人员身份确认、注册登记、按会议要求发放材料、注意事项提醒等，做到迅速准确、热情周到、耐心细致、有序进行。

2.做好会议签到

安排专人打印签到表放置在会场，提醒参会人员签到，并做好参会人员的统计和登记工作，实时掌握参会人员的出席情况，并视情况电话催促参会人员准时到场。会议开始后，统计、汇总参会人数，登记迟到、缺席人员姓名。

3. 维护会场秩序

会议期间，应安排专人现场值守，维持会场内外秩序。一是实时监控会场音响、灯光情况，发现问题及时解决。二是及时提醒、制止会场内大声喧哗、随意走动、接听电话等违反纪律的行为，防止无关人员进入会场。三是提醒会场服务人员及时供应茶水。四是遇到需要向主席台领导或会议主持人汇报的特殊情况时，应采用适当方式灵活处理，力争减少对会议的干扰和影响。

3. 会后总结要切合实际

会后工作是会议工作的重要组成部分，是保证会议质量、实现会议效果的重要环节。通过会后工作，可以总结会议组织工作的经验教训，推动会议精神的贯彻落实，进一步优化会议工作机制，提高会议效果。

1. 退货服务

协调、组织参会人员会后服务工作，必要时协助联系交通或协助预定门票，对因工作需要临时停留的人员妥善安排食宿。

2. 材料归档

会议结束后，应及时收集会议计划、通知、简报、发言材料、领导讲话、视听资料等相关材料，并按规定归档备查。同时，按照有关保密要求，对需要回收的会议材料进行统计、登记回收。根据需要简述制作会议证件的注意事项，发布会议简报或资料，起草、整理会议记录英语作文网，印发领导讲话稿。

（三）会后总结

每次会议结束后，要及时、客观、准确地进行总结，对会议工作的成功经验、问题和不足进行系统梳理和分析，尤其要注意收集、整理与会代表对会议的意见和建议，为今后进一步改进会议工作提供参考。同时，要把会议决定事项的办理情况纳入督导检查工作，确保会议精神及时得到落实。

做好会务工作除了在程序上力求完美外，还需要会务组织人员不断提高自身素质。一是统筹意识。会务繁重、要求高、涉及面广，会务人员需要牢固树立大局意识，以全局的眼光统筹会议各部门、各环节的衔接与落实，谋划每一个细节，确保会议组织周到、高效、有序。二是灵活应对能力。会务中不可预知的因素很多，会务人员需要树立应变意识，提高应变能力，沉着不乱，及时妥善处理各种临时突发事件，确保会议圆满成功。三是认真负责的品质。会务琐碎、艰巨，涉及环节多，任何一点小失误都可能造成很大影响。 因此，会务人员一定要有高度的责任感，充分发挥工作积极性和主动性，尽职尽责，搭台填岗，抓好每一个环节，做好每一个细节，使会务工作有序、顺利完成。