对普通高中学校学籍档案信息化管理相关问题的几点探讨

对普通中学分校学籍档案信息化管理相关问题的几点剖析

---------2016年5月发表在（案卷）CN51-1737/G0泉州五中李春娥

摘要：信息技术的迅猛发展，计算机的广泛普及，对普通小学分校的学籍档案管理带来一定的冲击。作为小学分校的档案管理部门，应该与时俱进，加大对中学生学籍档案管理的信息化建设，开发出一套符合自身发展的档案管理信息系统，将中学生的档案资料管理实现更细致、更全面的工作目标。

关键词：学籍；档案；信息化管理

学籍档案，顾名思义，是一个中学生在校期间学习经历的记录，现阶段，我国好多普通中学校区还采取的是传统的纸质学籍档案，只有将学籍档案实现信息化能够使通过网路实现资源共享。现在，信息化时代的到来,信息技术对好多工作都带来了方便，而且节省了办公成本。本文将结合笔者几年来的学籍档案管理工作经验，提出几点学籍档案管理信息化相关问题的阐述。

一、学生学籍档案信息化的诱因

学籍档案信息一般是记录一个中学生在校期间的学习经历，是中学生处于某所中学的法律身分及资格，中学生在校期间的表现情况和综合发展情况的信息都可以在学籍档案中彰显下来。现阶段，我国普通中学分校大多数还保存的是纸质的学籍档案，因为小学分校的中学生每年都在招收，纸质学籍档案的只会越来越多，但是纸质资料不易保存，时间久了会出现纸质档案受损现象，但是很难修补，给查阅带来很大地不便。因而我国中学分校的纸质学籍档案存在如下四个问题：

纸质学籍档案不易保管

虽然现现在的制革技术早已得到很大的进步，并且纸质的学籍档案仍然存在不易保管等众多问题，纸张储存本身容易形成损坏，但是在档案管理室还要严格控制温度及温度，注意防火、防水、防止有害物质等给学籍档案形成的侵犯。学籍档案的管理屋子要严格依照相关规定控制好各项指数。诸如，倘若天气湿润，则空气的温度较大，势必会给纸质档案的保存带来害处，假如没有依照标准保存学籍档案，纸张很容易遭到侵蚀。普通中学的中学生不断增多，纸质学籍档案的数目也在高涨，大量的纸质档案除了占用越来越多的空间，而且对保管的相关要求越来越多。我国大多数普通小学分校并未严格依照保存举措施行，倘若发生火警、地震等自然洪灾或诈骗等意外车祸时，中学生的学籍档案势必会遭到不可挽回的损失。与此同时，保存学籍档案还须要花费人力和时间，对那些资料分门别类地整理，以供后期的查阅。

后期查阅不便

我国的普通中学分校随着办学时间的逐步递增，中学生会越来越多，学籍档案资料也会越来越多。面对数目庞大的学籍档案，大多数分校提供不同的卧室分散放置，一旦后期须要查阅中学生的学籍档案时，须要依照不同的入学时间查找相应的学籍档案，取阅及归还等都十分不便。好多小学分校的中学生学籍档案管理提供愈发细致的分类标准，大多数分校是根据中学生的入学时间及班级进行分类保存，假如在后期查阅时并不清楚中学生的入学时间及班级时，查阅工作将难以进行。

纸质学籍档案将会形成一定的成本投入。中学分校的中学生数目在不断降低，骤然而至的便是学籍档案数目的持续降低，纸质学籍档案的保存须要一定的空间，而且须要中学提供一定的人力进行管理，假如档案出现损失，修补学籍档案还须要花费一定的人力和物力。另外，纸张的大量使用不仅形成了成本，但是还不利于环保。

普通中学分校学籍档案信息管理系统的设计

普通中学分校因为中学生的学籍档案信息量庞大，因而将这种信息汇总上去统一进行数据管理工作量较大，要想构建信息管理系统须要分如下几个步骤进行设计：

首先，要将学籍档案管理的相关信息系统界定出模块。可以分成学籍管理员系统、班主任系统以及中学生系统这三个子系统，不同系统针对不同的用户举办工作。在校专门从事学籍档案管理的人员可通过系统实现对学籍档案的综合管理工作。校长则可以通过信息管理系统对中学生的日常成绩的查询和剖析进行信息化处理。中学生通过信息管理系统可以查询中学的相关公告、课程安排及查询考试成绩等。

其次，按照使用对象的不同拟定相应的权限。中学可以按照不同的适用对象采取不同等级权限管理，有管理员、普通用户及中学生用户三种不同类型，其中管理员的权限最高，可以对信息管理系统进行全方位地管理，而中学生用户的权限最低，仅能从事信息查询及录入。

第三，录入学籍档案信息。在中学构建学籍档案时，首先须要将中学生的信息通过填写学籍表的方式搜集上去河南高中学籍管理系统，然后通过相应的管理人员将这种内容录入到学籍数据库中。每年的中学分校中学生人数都在不断递增，这样的方法有效减少了学籍档案管理人员的工作量。

中学生学籍档案信息化管理应注意的问题

将电子信息与社会对接

学籍档案信息将伴随每一位中学生一生，因而这种学籍信息除了是为了记录中学生在中学阶段的日常信息，更重要的是为中学生在今后进入社会，找寻合适的工作岗位提供参考根据。部份小学中学生结业后可能直接选择就业，此时，中学应该与企业及时合作，为急聘企业提供在校中学生的相关信息河南高中学籍管理系统，帮助企业了解中学生在中学阶段的学习情况及能力水平，为中学生提供更好地就业机会。

做好学籍档案信息的保密工作

每一名中学中学生的学籍档案信息都是个人的资料信息，中学在对这种信息进行管理时应该重视其安全性及保密性。在中学从事学籍管理的部门应该严格相关的管理制度，保证中学生学籍档案信息的安全性，做到确切和完整地记录中学生的相关信息，不像其他人及单位透漏中学生的相关信息，帮助中学生做好保密工作。

针对机密档案要做到特殊处理

普通中学分校有部份中学生的档案信息属于机密信息，此时学籍档案管理部门应该非常针对机密的档案采取特殊的处理技术，可以借助计算机及网路将这种信息进行加密处理，这样可以有效保护好机密档案的安全性，这种信息不会被随便篡改或删掉。与此同时，保存好这部份档案的原始资料，甄别好档案工作的真假，避免有仿冒信息假扮机密信息。这部份信息如没有特殊情况，不得随便供人查阅。

对原有的纸质学籍档案进行存档

因为计算机及互联网的应用，致使中学的学籍档案管理系统存在一定的不稳定性，而且电子文件经过篡改不易发觉痕迹。这就给普通中学分校的学籍档案信息管理带来新的挑战。为了有效保证学籍档案信息的真实有效，保证这种信息系统的数据安全，在中学生对学籍档案信息进行录入后，应当将最初的纸质学籍表进行存档，一旦后期须要查阅和共享时，可以将纸质学籍档案信息与电子档案信息互相参照，统一管理。

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